La distribución en las oficinas y su impacto en la productividad

La distribución de oficinas y la productividad están estrechamente relacionadas. Aunque, a priori, amueblar y decorar un espacio de trabajo pueda parecer algo solamente estético, la realidad es que esto influye en la eficiencia y y la calidad del trabajo realizado.  

Por ello, si estás pensando en redistribuir tu sala de reuniones o cualquier parte de la oficina, o vas a decorar una desde cero, ¡toma nota! Si quieres que tu equipo rinda más, y mejor, esto te interesa.  

Desde Mobial, como expertos en mobiliario para oficina, te explicamos cómo influye colocar una mesa (o cualquier otro mobiliario) en un sitio u otro de tu estancia. ¡Ne lo pierdas y ponlo en práctica! 

Cómo la distribución de oficinas influye en la productividad del equipo 

Además de distribuir tu oficina correctamente para mejorar el ambiente de trabajo y crear un espacio productivo, también debes tener en cuenta la elección de los muebles y objetos decorativos más apropiados para ello. Y sí, el diseño de un espacio de trabajo puede influir en el rendimiento de los trabajadores, en su capacidad de concentración, su eficiencia, su creatividad y su comodidad.  

Tan importante es distribuir y aprovechar al máximo todo el espacio disponible, como elegir los elementos y objetos que mejoran el estado de ánimo de los empleados, los colores y tonalidades que influyen positivamente en su productividad y, sobre todo, la combinación de aspectos que reflejen los valores de la empresa.  

Pues, no basta con colocar una mesa y una silla para poder trabajar en una oficina con paredes blancas sin decoración. Esto puede parecer “minimalista”, pero realmente crea un ambiente que influye negativamente a la concentración y al bienestar laboral. El entorno afecta directamente a cómo se siente una persona, y esto influye en su productividad y capacidad de concentración. Cuanto mejor se sienta el trabajador, más podrá rendir. 

Es fundamental elegir mobiliario de oficina ergonómico para promover su comodidad, elegir una decoración acorde a los valores y filosofía corporativa, ampliar las posibilidades del espacio disponible y crear un ambiente limpio, pero a la vez cuidado. 

Diseño y distribución de oficinas: ¿Qué factores mejoran la productividad? 

Cada vez más, las oficinas se han convertido en un escaparate directo de la marca o empresa, por lo que han ido evolucionando y convirtiéndose en un espacio importante de cualquier negocio. Esto ha afectado también a su distribución y aprovechamiento. Por ello, hay ciertos factores que mejoran la productividad y eficiencia, como:  

• Crear estancias según las necesidades. El tipo de mobiliario depende del tipo de zona a decorar y distribuir. Pues no es lo mismo la distribución de un área de descanso, una sala de reuniones, una sala colaborativa o un despacho ejecutivo.  

• Distribuirla según el tipo y tamaño de la oficina. El tamaño y las dimensiones son un factor diferencial en este aspecto. Si es pequeña, deberás optar por una distribución totalmente distinta que si es grande y espaciosa. Por ello, es importante contar con un equipo experto en equipación y decoración para aprovechar al máximo cada metro cuadrado. 

• Tener en cuenta si va a haber atención al público o no. Esto es clave a la hora de amueblar este tipo de estancias. Si se trata de una oficina interna, donde no se va a atender al público, se debe pensar solo en las necesidades de los empleados. Sin embargo, si se va a recibir a clientes, también habrá que tener en cuenta qué van a necesitar y cómo se pueden sentir más cómodos en su visita. 

• Mantenerla siempre limpia y ordenada. Mantener una estancia limpia y ordenada es clave para que, los trabajadores, se sientan en armonía y puedan concentrarse mejor. Para ello, se puede contratar a un servicio de limpieza profesional. 

• No recargar el espacio. Es aconsejable deshacerse de todos aquellos muebles y objetos que ya no se utilicen para no sobrecargar el espacio y tener al alcance aquello que realmente sí se usa.  

Beneficios de una buena distribución de oficinas para el bienestar y la productividad laboral 

Una buena distribución aumenta la productividad de los equipos de trabajo, por lo que esto conlleva otros beneficios como:  

• Empleados motivados. Si los trabajadores están cómodos en su lugar de trabajo, se sentirán mejor, más motivados y trabajarán más y mejor. 

• Mayor rentabilidad. Un trabajador contento rinde más, lo que supone realizar más trabajo y más rentabilidad. 

• El equipo se siente valorado. Adaptar la distribución de la oficina según las necesidades del equipo es un detalle que les hace sentirse escuchados y valorados, en función de sus necesidades. 

• Ahorro de tiempo. Una correcta distribución se planifica para maximizar el espacio y ahorrar tiempo al hacer las distintas tareas. Los empleados deben tener todo a mano para no perder tiempo yendo de un lugar a otro para realizar sus distintas tareas. 

• Comunicación eficiente. Asignar bien los puestos de trabajo supone tener en cuenta la comunicación entre departamentos y trabajadores, y la cercanía que deben tener entre ellos. 

Tipos de distribución de oficinas y su impacto en la colaboración y la eficiencia 

Por lo tanto, si te preguntas cómo organizar tu espacio de trabajo, debes tener en cuenta el tamaño, el tipo de negocio, la cantidad de trabajadores, el número de puestos de trabajo necesarios, la ubicación y la filosofía corporativa que se quiere mostrar. Teniendo esto en cuenta, algunos de los tipos de distribución de oficina para favorecer la colaboración y la eficiencia entre trabajadores se puede resumir en:  

• Oficinas abiertas 

Esta disposición es una de las más utilizadas en los últimos años. Consiste en distribuir mobiliario de oficina sin divisiones, en un espacio compartido y abierto sin paredes, donde se encuentra todo el equipo de trabajo. Y para diferenciar los distintos departamentos se utilizan elementos como los archivadores o muebles de almacenamiento, por ejemplo. Este tipo de espacio contribuye a una mayor colaboración y comunicación entre el equipo, dado que están cerca y no están separados en distintas salas. 

• Oficinas cerradas 

En este caso, cada puesto o cada trabajador cuenta con una oficina cerrada en una habitación independiente. Por tanto, la oficina completa está formada por diferentes despachos. Esta distribución se utiliza sobre todo en equipos donde la privacidad es primordial y donde cada trabajador es independiente.  

• Oficinas mixtas 

Estas cuentan con espacios abiertos donde se encuentra la mayor parte del equipo. Su mobiliario es amplio y favorece el trabajo creativo y en equipo, pero, a la vez, también cuenta con salas cerradas para reuniones más serias o tareas privadas.   

• Oficina distribuida por cubículos 

Esta distribución en la oficina ofrece un pequeño espacio individual para cada trabajador cerrado con mamparas. A la vez, forman parte de una sala más amplia donde se encuentra el resto de los compañeros. Esto promueve la privacidad de cada trabajador, sin necesidad de crear despachos cerrados. 

• Oficinas co-working 

Este tipo de oficina es el lugar donde se reúnen a trabajar variedad de empresas y negocios, promoviendo así una conexión entre ellos. Es decir, es una oficina compartida. Por lo que, su distribución puede tener espacios amplios y, a la vez, despachos cerrados para reuniones. Este tipo de decoración suele ser minimalista, ergonómica y promueve la comunicación para que las empresas puedan relacionarse unas con otras, y fomentar así la colaboración entre ellas. 

• Oficinas para ocio y socializar con el equipo 

Estas salas se encuentran, sobre todo, en las grandes empresas. Se trata de un espacio amplio y muy creativo que fomenta la diversión y la desconexión de los trabajadores. Y, al mismo tiempo, la interacción entre los distintos miembros del equipo.  

Sea cual sea el tipo y su distribución, debe convertirse en un espacio productivo, confortable y que promueva un ambiente laboral cómodo y eficiente. Para ello, también es esencial elegir mobiliario acorde a la distribución y espacio disponible (mesas redondas, cuadradas o en L; tipos de sillas ergonómicas; reposa pies; separadores y un largo etcétera). En muchos casos es recomendable apostar por el asesoramiento experto para aprovechar al máximo todo el espacio y conseguir un espacio productivo.